På denna sida får du som utställare tydlig och samlad information om ansvar, regler, praktiska förutsättningar och hur du får största möjliga nytta av ditt deltagande på Eda Framtidsmässa.
A – Ansvar
Utställaren ansvarar fullt ut för sin monter, sin utrustning och sin personal under hela mässan. Arrangören ansvarar inte för skador, förlust, stöld eller personskador som uppstår till följd av utställarens verksamhet.
A – Avanmälan
Avbokning av mässanmälan ska ske senast två (2) veckor före mässans start.
A – Aktiviteter & aktivitetsytor
Utställare får erbjuda uppvisningar, framträdanden och prova-på-aktiviteter efter godkännande från arrangören. Alla aktiviteter ska vara trygga, inkluderande och anpassade till målgruppen och lokalen.
A – Allergier
Med hänsyn till besökare och hotellmiljö är nötter, allergiframkallande ämnen, levande djur samt starka dofter inte tillåtna. Utställare ansvarar för att deras material och aktiviteter följer dessa regler.
B – Bemanning
Montern ska vara bemannad under hela mässans öppettider för att säkerställa god service och säkerhet. Obemannade montrar kan tillfälligt stängas av arrangören.
B – Belysning
Ordinarie belysning tillhandahålls av Hotell Charlottenberg och extra belysning ansvarar utställaren själv för. Levande ljus, öppen låga och värmealstrande utrustning är inte tillåtet.
B – Brandsäkerhet
Utrymningsvägar, nödutgångar och brandskyddsutrustning får aldrig blockeras. Utställare ska alltid följa hotellpersonalens och funktionärernas instruktioner vid brand eller utrymning.
D – Digitalt innehåll & sociala medier
Utställare uppmuntras att marknadsföra sitt deltagande i egna digitala kanaler och bjuda in sina nätverk till mässan. Arrangören tillhandahåller gemensamma riktlinjer för synlighet och märkning.
E – El
El tillhandahålls av Hotell Charlottenberg till utställare som föranmält behov i samband med anmälan. All utrustning ska vara CE-märkt och jordad, och utställaren ansvarar för sin egen teknik.
F – Fotografering & film
Arrangören kommer att fotografera och filma under mässan för dokumentation och kommunikation. Materialet kan användas i marknadsföring av mässan och framtida evenemang.
F – Force majeure
Arrangören ansvarar inte för förändrat eller avbrutet arrangemang vid händelser utanför arrangörens kontroll. Detta kan exempelvis avse myndighetsbeslut, brand eller andra oförutsedda händelser.
F – Försäkringar
Arrangören och hotellet tillhandahåller inga försäkringar som täcker utställarens material eller verksamhet. Utställaren ansvarar själv för nödvändiga försäkringar, inklusive ansvarsförsäkring.
F – Förtäring
Mat och dryck tillhandahålls av Hotell Charlottenberg i anslutning till mässans och hotellets restaura. Egen servering eller försäljning av livsmedel är tillåtet, förutsatt att lagar och om livsmedelshygien och tillstånd innehas.
F – Försäljning
Försäljning av medlemskap, föreningsartiklar och lotterier är tillåten enligt gällande regler. All annan försäljning ska godkännas av arrangören i förväg.
G – GDPR & personuppgifter
Utställare ansvarar för att all hantering av personuppgifter i montern eller i samband med aktiviteter sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning (GDPR). Detta gäller exempelvis tävlingar, intresseanmälningar, medlemsregistreringar och digitala formulär.
H – Hållbarhet
Utställare uppmuntras att planera sin medverkan med fokus på hållbarhet och resurshushållning. Detta inkluderar minimering av avfall, återbruk av material och miljömedvetna transporter.
I – Incheckning & inflyttning
Incheckning och inflyttning sker enligt de tider och anvisningar som skickas ut inför mässan. Hotellpersonalens och funktionärernas instruktioner ska alltid följas.
I – Internet
Trådlöst internet (Wi-Fi) tillhandahålls av hotellet för utställare och besökare. Arrangören ansvarar inte för uppkopplingens hastighet eller eventuella driftstörningar.
K – Kontakt vid akuta frågor under mässan
Vid akuta frågor, incidenter eller behov av omedelbart stöd under mässans genomförande ska utställare kontakta ansvarig funktionär på plats. Kontaktuppgifter och journummer tillhandahålls i samband med inflyttning och finns tillgängliga under hela mässan.
L – Logistik & leveranser
Leveranser av material ska ske enligt angivna tider och platser. Gods som lämnas utan tillsyn sker på utställarens eget ansvar.
L – Ljudnivå
Ljudnivåer i monter eller vid aktiviteter ska hållas på en nivå som inte stör andra utställare eller hotellets verksamhet. Arrangören kan vid behov kräva justering eller avbrytande.
M – Marknadsföring
Arrangören ansvarar för den övergripande marknadsföringen av mässan. Utställare ansvarar själva för att marknadsföra sitt deltagande och bjuda in sina målgrupper.
Monterplats – inomhus
Monterplats inomhus tilldelas i mässhallen på Hotell Charlottenberg. Standardmonter är cirka 3 × 2 meter (6 m²) och inkluderar bord. Exakt placering och mått framgår av monterkartan och meddelas efter att anmälan stängt. El kan beställas i samband med anmälan.
Monterplats – utomhus
Utomhusmonter finns i anslutning till mässområdet vid Hotell Charlotenbergs Hotell och lämpar sig för större utrustning, fordon eller aktivitetsytor. Standardyta utomhus är cirka 4 × 4 meter (16 m², större yta kan erbjudas vid behov). Utställare ansvarar själva för tält, utrustning och väderskydd om inget annat anges.
M – Montermaterial
Endast svårantändligt och säkert montermaterial får användas. Utställaren ansvarar för att montern inte stör omgivningen genom ljud, ljus eller placering.
N – Nödläge
Vid olycka, brand eller annan incident ska utställaren omedelbart kontakta funktionär eller hotellpersonal. Följ alltid anvisningar och utrymningsinstruktioner.
P – Parkering
Parkering sker enligt Hotell Charlottenbergs anvisningar. Arrangören ansvarar inte för parkeringsöverträdelser eller skador på fordon.
P – Politiskt innehåll
All utställning och aktivitet ska vara saklig och följa kommunens riktlinjer för opartiskhet och neutralitet. Partipolitiska budskap är tillåtna inom ramen för politiska partier på mässan.
R – Rätt att avvisa
Arrangören förbehåller sig rätten att avvisa utställare som inte följer regler, anvisningar eller mässans värdegrund. Ingen ersättning utgår vid avvisning.
S – Sekretess
Utställare ansvarar för att sekretessbelagd eller känslig information inte exponeras i montern eller i aktiviteter. Detta gäller särskilt kommunala verksamheter och verksamheter med personuppgifter.
S – Skador
Utställaren ansvarar för skador på hotellfastighet, inventarier eller tredje man som orsakas av utställarens verksamhet. Eventuella kostnader kan komma att debiteras utställaren.
T – Tillgänglighet
Mässan genomförs i tillgänglighetsanpassade lokaler. Utställare ska beakta tillgänglighet i utformningen av sin monter och sina aktiviteter.
T – Tobak, alkohol & droger
Tobak, alkohol och droger får inte förekomma i montrar eller aktiviteter, utöver vad som är tillåtet enligt lag och hotellets regler. Detta gäller under hela mässans genomförande.
U – Unga och barn
Utställare som möter barn och unga ansvarar för att innehåll och aktiviteter är trygga, åldersanpassade och lämpliga. Särskild hänsyn ska tas till säkerhet och bemötande.
U – Utställartips & genomförande
En framgångsrik monternärvaro bygger på ett aktivt bemötande, tydlig information och engagerande aktiviteter. Planera ert deltagande i förväg, sätt tydliga mål och använd bilder, material och aktiviteter för att skapa möten och dialog.
U – Utflyttning
Utflyttning sker efter mässans slut enligt de anvisningar som ges av arrangören. Montern ska lämnas i samma skick som vid inflyttning.
U – Utvärdering
Efter mässan skickas en digital utvärdering till samtliga utställare. Synpunkterna används för att utveckla framtida mässor.
V – Värdar
Funktionärer och värdar finns på plats under hela mässan för att hjälpa utställare och besökare. Vid frågor eller behov av stöd ska dessa kontaktas i första hand.
Ö – Överensstämmelse med styrdokument
Mässan genomförs i enlighet med gällande kommunala styrdokument, riktlinjer och värdegrund. Utställare förväntas respektera dessa i sin medverkan.