Delårsrapport medarbetarundersökning

Illustration av kvinnor och män samlade i en grupp, i blåa nyanser

Här kan du läsa en delrapport över åtgärderna som vidtagits i samtliga verksamheter och på kommunövergripande nivå utifrån resultatet i årets medarbetarundersökning.

Syftet med medarbetarundersökningen är framförallt att hjälpa Eda kommun som organisation att utvecklas och förbättras.

KOMMUNÖVERGRIPANDE

I resultatet från medarbetarundersökningen lämnades sju kommunövergripande frågor över till Kommunstyrelsen (KS) för vidare arbetet. KS beslutade att Allmänna Utskottet (AU) skulle ansvara för det huvudsakliga arbetet med punkterna. Sedan resultatet kom så har två träffar med ledamöter i AU samt arbetsgruppen och de fackliga organisationerna som deltagit i framtagandet av medarbetarundersökningen genomförts. Följande åtgärder har vidtagits till följd av detta arbete:

  • En översyn av de förmåner som Eda kommun erbjuder sina medarbetare samt en omvärldsanalys av övriga värmländska kommuner har genomförts. Ett förslag på vilka personalförmåner inkl. friskvårdstimme/friskvårdsbidrag som ska erbjudas framöver presenteras på kommande möte 29/6.
  • Fr o m löneöversynen 2022 beslutade politiken att skjuta till ytterligare medel till löneöversynerna. Resultatet av detta är att den genomsnittliga löneförhöjningen i Eda kommun 2022 var 3,84%.
  • En översyn över skyltning av kommunens verksamheter ska genomföras. En enhetlig skyltning önskas som syftar till att synliggöra och på så sätt göra kommunens verksamheter tillgängliga för omgivningen.
  • Frågan gällande arbetskläder inom vissa verksamheter lyftes i medarbetarundersökningen. Arbetskläder kan även vara ett sätt att synliggöra och inge trygghet till brukare/elever med flera. AU har gett varje verksamhet uppdraget att inventera behovet av arbetskläder inom sitt område. Arbetskläder kan vara allt från jackor och ytterkläder för till exempel hemtjänst- och förskolepersonal till namnskylt för administrativ personal. Vilken personal som omfattas av vilken typ av arbetskläder samt vilka volymer det är tal om presenteras för AU efter sommaren. Därefter ska inriktning/prioritering bestämmas av AU.
  • Politiken har det huvudsakliga arbetsgivaransvaret och bär därav även det huvudsakliga ansvaret för varumärket Eda och bilden som målas upp av Eda kommun i media.

VÅRD OCH STÖD

Sedan resultatet från medarbetarundersökningen inkommit så har Vård och Stöd i samråd med berörda fackliga organisationer tagit fram en handlingsplan och vidtagit följande åtgärder:

  • Personaltätheten har höjts med en personal per natt på Älvgården (från 2 personal till 3) och Demensenheten i Charlottenberg (från 3 personal till 4). Detta för att förbättra arbetsmiljön samt höja kvalitén på vården. Höjningen finansieras av statliga medel.
  • Socialnämnden gav den 16/6 bifall till verksamhetens förslag om höjd personaltäthet på kommunens särskilda boenden. På demensboende höjs personaltätheten från 0,68 till 0,8 och på somatiskt boende från 0,58 till 0,7. Detta för att förbättra arbetsmiljön samt höja kvalitén på vården. Rekrytering av de nytillkomna tjänsterna kommer påbörjas efter sommaren.
  • Fr o m sommaren 2022 bemannas kommunens särskilda boenden med servicepersonal som utför kringuppgifter som kök, tvätt och städ. Inom hemtjänsten läggs insatsen städ ut på extern utförare. Detta för att renodla yrkesrollen för undersköterskor och vårdbiträden, förbättra arbetsmiljön och höja kvalitén på vården.
  • Ett projekt med utökat chefsstöd har genomförts på en verksamhet inom Vård och Stöd. Det utökade chefsstödet har ansvarat för den dagliga rekryteringen, planering av ledigheter, schemaläggning och ekonomiuppföljning. Efter ett halvår har en utvärdering genomförts där man konstaterat att utfallet varit gott. Resultatet har varit att det utökade chefsstödet har gett chefen förutsättningar att utveckla verksamheten, följa upp kvalitén på verksamheten samt att vara en mer närvarande chef för sina medarbetare. Ambitionen är att bredda användandet av detta utökade chefsstöd i hela verksamheten.
  • Arbetet med att ta fram en bemanningsstrategi på både lång och kort tid har påbörjats. En del av den kortsiktiga planen är att se över bemanningscentralen. Detta arbete hänger även ihop med heltidsresan. Arbetet med bemanningsstrategin kommer att redovisas på Socialnämnd i augusti. Syftet med detta är att säkra kompetensförsörjningen framöver, förbättra arbetsmiljön för all personal och höja kvalitén på vården.
  • Vård och Stöd ser över rutiner för biståndsbeslut framför allt gällande hemtjänst, dess insatser och insatsernas omfattning. Syftet med detta är att ge brukarna rätt vårdnivå utifrån behov samt att bidra till en god och hållbar arbetsmiljö. Resultatet av översynen kommer redovisas på Socialnämnd i augusti.

BILDNING

Sedan resultatet från medarbetarundersökningen inkommit så Bildning i samråd med berörda fackliga organisationer tagit fram en handlingsplan och vidtagit följande åtgärder:

  • Den höga arbetsbelastningen har lyfts i budgetberedningen framför allt gällande resurser till enskilda barn/elever med omfattande behov och nått viss framgång i detta arbete. Arbetet med frågan fortsätter vidare i verksamhetsrådet.
  • Chefers möjligheter att ”hinna med” sitt jobb ses över. Här har man konstaterat att det viktigaste är att chefer ges rätt förutsättningar utifrån
    - Rimligt antal anställda. Detta sågs över för några år sedan och organisationen justerades då med utökning av chefsresurser. Detta arbete fortsätter löpande.
    - Relevant kompetensutveckling. Flera rektorer är idag i olika faser i sin rektorsutbildning.
    - Stöd av varandra, av ”chefens chef” och stödfunktioner för att frigöra tid och minska sårbarheten i organisationen t ex om en chef är sjuk/ledig eller om något akut händer så arbetsuppgifterna snabbt behöver omprioriteras. Här har verksamheten nu formaliserat arbetet med att jobba i ”chefsteam”.

I ledningsgruppen och på verksamhetsrådet har man diskuterat kring vad en närvarande chef är. Slutsatsen är att arbetet med barn och elever innebär en hög grad av kvalificerat och självständigt arbete/ansvarstagande för medarbetarna vilket gör att man inte rent placeringsmässigt är så beroende av att en chef är fysiskt närvarande i det dagliga arbetet. De medarbetare som upplever svårigheter i sitt jobb där man efterfrågar mer chefsnärvaro behöver stöttas ytterligare i form av kompetensutveckling eller anpassning av ansvar/arbetsuppgifter.

I samma konstellation har man konstaterat att det mesta av ovanstående frågor inte är någon nyhet för verksamheten. Arbetet har påbörjats även före medarbetarundersökningen men det fortsätter nu även efter inkommet resultat. Det råder även stor samstämmighet om att det dagliga arbetet inom Bildning påverkas starkt av de allmänna delar med kopplingar till det politiska arbetet angående kommunens varumärke samt bristande långsiktighet i besluten.

SAMHÄLLSBYGGNAD

Sedan resultatet från medarbetarundersökningen inkommit så har Samhällsbyggnad i samråd med berörda fackliga organisationer tagit fram en handlingsplan och vidtagit följande åtgärder:

  • För att utveckla samarbetet mellan verksamheterna ska kosten utveckla samarbetet med både skolan och vården. Bland annat ska man samarbeta med skolan för schemalagda luncher och personal från kostenheten ska besöka boende på kommunens särskilda boenden för att få feedback direkt från gäster. Målet är att dessa insatser ska ge bättre service och högre kvalitét till medborgarna i form av elever och boende.
  • Kostenheten ska även utveckla idéforum och erfarenhetsutbyte med närliggande kommuner genom dialog och studiebesök.
  • Samtliga verksamheter inom Samhällsbyggnad är eniga om att det är många bra saker som görs redan idag. Verksamheterna behöver däremot bli bättre på att uppmärksamma detta, både internt på till exempel APT men även sprida informationen externt via t ex kommunens sociala medier.
  • Varumärket Eda är viktigt och hur medarbetare uttrycker sig om sin arbetsgivare och arbetsplatsen i stort är en bidragande faktor till detta. På APT ska man inom Samhällsbyggnad ha detta som diskussionspunkt och alla medarbetare behöver hjälpas åt att påminna varandra om detta när situationer uppstår.
  • Inom plan/fastighet ska skriftliga rutiner upprättas för arbetsuppgifter inom verksamheten som berör allmänna saker (som påverkar andra verksamheter och kommunen i sin helhet).

KOMMUNLEDNINGSSTABEN

Sedan resultatet från medarbetarundersökningen inkommit så har Kommunledningsstaben i samråd med berörda fackliga organisationer tagit fram en handlingsplan och vidtagit följande åtgärder:

  • Riktlinjen för sociala medier ska ses över, revideras vid behov och därefter synliggöras. Detta för att bidra till en mer positiv bild av varumärket Eda kommun.
  • Kommunledningsstaben anser att det är en positiv företagskultur på arbetsplatsen och detta ska man bygga vidare på.
  • Kommunledningsstaben ska träffas 2 ggr/år för gemensam aktivitet. Detta för att både bygga vidare på positiv företagskultur och för personalvård. Första tillfället är en gemensam sommaravslutning den 22/6.
  • Kompetensutveckling erbjuds i godkänd utsträckning inom kommunledningsstaben. Däremot behöver kommunledningsstaben se över och eventuellt strukturera upp de utbildningar man som servicefunktion erbjuder övriga verksamheter.
  • Kommunledningsstaben ansvar som servicefunktion är att möjliggöra gör politiker och verksamheter att göra ett bra jobb. Kommunledningsstaben behöver bli än bättre på att serva dessa med rätt underlag i rätt tid till rätt instans.

MYNDIGHETSUTÖVNING (IFO/MILJÖ OCH BYGG)

På miljö och bygg har man identifierat att de allvarligaste bristerna fanns framför allt inom ledarskapet men flera medarbetare har även uttryckt en otillfredsställande arbetsmiljö inom andra området. På miljö och byggavdelningen har man i samråd med fackförbundet Naturvetarna vidtagit följande åtgärder utifrån resultatet i medarbetarundersökningen:

  • Då tidigare miljö och byggchef valde att byta arbetsgivare och kommunen inte kunde rekrytera en kvalificerad chef med kort varsel valde man att köpa tjänst och erfarenhet av Årjängs kommun motsvarande 50%. Tidigt annonserades den permanenta tjänsten i Eda ut men den tilltänka och enda lämpliga kandidaten valde att stanna kvar på sin befintliga tjänst. I stället har en kontorschefstjänst inrättats på 100%. Rekrytering har skett internt. Detta är en tillfällig lösning för att inför ny rekrytering förbättra arbetssituationen på avdelningen. Kontorschefen har fortsatt stöd av erfaren chef 20% via Årjängs kommun. Rekrytering av ny miljö och byggchef planeras att påbörjas under tidig höst 2022.
  • Under hösten kommer gruppen arbeta sig igenom de olika frågorna i resultatet från medarbetarundersökningen på APT och själv försöka bearbeta problemen under ledning av kontorschefen, i samråd med stöd från chef i Årjäng.
  • Vid behov av flera professioner med erfarenhet från att bearbeta gruppens arbetsmiljöproblem finns möjligheten att koppla in företagshälsovården.

Inom Individ- och familjeomsorgen (IFO) har man arbetat med följande punkter utifrån resultatet:

  • Avdelningen är välbemannad – utredarna har socionomutbildning och behandlare har adekvat utbildning. För att bibehålla denna höga utbildningsnivå så har man ett gott samarbete med Karlstads Universitet och är generösa med att erbjuda praktikplatser till studenter. Detta är ett arbetssätt man använt sig av i flera år och det har haft gott utfall.
  • Trivsel och gemenskap i arbetsgruppen är något man fokuserar mycket på. Många på IFO beskriver att det är en god sammanhållning och att de aldrig känner sig ensamma trots svåra ärenden och hög belastning. Alla har ett aktivt medarbetarskap både när det gäller verksamheten, bevakar det som händer inom sina olika arbetsområden, delar med sig av kunskap men tar även ansvar för arbetsmiljön.
  • Målarbete och handlingsplaner när det gäller barnkonventionen är påbörjat och sker på de olika enheterna. Avdelningen och arbetet hålls samman med gemensamma APT och planerings-/utbildningsdagar.
  • Ett närvarande ledarskap är något både verksamhetschefer och enhetschefer lägger stort fokus på och det ses som en framgångsfaktor.

2022-07-22